10 Maio Gestão de Tempo

Uma das coisas mais preciosas que temos hoje é o tempo disponível para fazer inúmeras atividades – seja do trabalho, lazer, investimento pessoal, etc., porque o dia está limitado a 24h e, por mais que a tecnologia avance, nada vai alterar isso. Então o que precisamos é fazer uma boa gestão, para não perdermos tempo.

Estabeleça prioridades analisando o grau de importância de uma tarefa e o tempo disponível, diferenciando se é algo que você pode fazer, real, ou um sonho distante, uma vontade repentina ou até mesmo uma promessa que Deus te deu. Mas, para cada uma delas, é necessário traçar algumas ações de curto, médio e longo prazo para que a tarefa seja concluída.

Aprenda a dizer “NÃO” para algumas pessoas ou para algumas atividades que não são importantes para você neste momento. Isto vale principalmente para quem é bonzinho demais e sempre tem um coração disposto para ajudar. Não é que você não deve fazer isso, mas acaba gastando tempo com atividades que não estavam planejadas no seu dia, possivelmente deixando de fazer algo importante que estava programado.

Não deixe para depois o que você pode fazer agora. Geralmente deixamos para depois algumas atividades que achamos simples e acabamos nos esquecendo. Quando vem a cobrança, a atividade que tinha o prazo “normal”, agora passou a ser “urgente”. Então começamos a viver debaixo da pressão da urgência e na verdade o “urgente” sempre atropela o “importante”. Daí resulta a famosa frase no final do dia: fiz tanta coisa e parece que não fiz nada. Na verdade, você fez bastante coisa para apagar os incêndios, mas fez pouca coisa que construísse algo importante.

“Antes tarde do que mais tarde”, alterando a frase “Antes tarde do que nunca”. Um erro é pensar que já perdemos o prazo e acabamos enrolando mais ainda. Faça o mais breve possível, e mesmo que atrasado, entregue.

Mantenha a atenção ou o foco naquilo que está fazendo, pois costumamos nos lembrar de outras coisas que precisamos fazer no dia e ficamos distraídos ou preocupados. Uma dica prática para se concentrar é deixar um caderno ao lado para anotar aquilo que você está lembrando que precisa fazer, e continue com foco na sua atividade.

Saiba estimar o tempo necessário para executar a tarefa, lembrando que tem outras atividades durante o dia, e que vão surgir as urgências. Às vezes parece que temos tempo suficiente, mas quando começamos a fazer, notamos que faltam recursos, ferramentas, equipamentos, habilidades, mão de obra, etc.

Verifique qual é o momento do dia onde o seu rendimento é melhor. Coloque as atividades que não gosta nos momentos de melhor rendimento. Assim, quando estiver cansado, comece a fazer o que gosta, pois isso estimulará seu corpo e sua atenção. Geralmente eu começo o dia fazendo aquilo que é mais difícil, para ficar mais tranquilo no restante do dia.

Olhe sua agenda pelo menos dois dias à frente para não ter surpresas no próprio dia. Se você necessita preparar um material com antecedência para uma reunião, faça um agendamento até para este tempo de preparo.

Cuidado ao ser multifuncional, porque quando você tenta fazer tudo ao mesmo tempo, sua percepção diminui, como por exemplo dirigir e utilizar o celular. Não seja multifuncional quando está resolvendo coisas importantes, pois isso aumenta o risco de errar.

Seja pontual. Mais do que começar no horário, termine no horário combinado. Cuidado ao agendar reuniões presenciais uma após outra, pois nos esquecemos do tempo de deslocamento e preparação das salas, almoçar, trânsito, etc.

Celebre cada conquista, por menor que pareça. Todas estas dicas me ajudam a aproveitar melhor o tempo disponível e, ao encerrar as tarefas, vem aquela sensação de dever cumprido, porque o tempo voa!